Comment s’assurer de la rentabilité d’un évènement ?

Ce n’est pas facile d’organiser un événement avec billetterie que ce soit pour 50 ou 100 000 personnes. Cette difficulté n’est pas liée à la question logistique, dont la complexité dépend de l’envergure de l’événement. Elle est liée à l’estimation des bénéfices que les organisateurs peuvent espérer engranger. Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques conseils théoriques. Leur mise en œuvre nécessite une grande vigilance et de la rigueur.

Investir dans la communication digitale

Cela passe par la création d’un site web consacré à l’événement. Une agence Web, telle que celle-ci, s’en occupe impérativement. Le recours à un professionnel offre l’avantage d’avoir un site moderne, performant (les différentes pages s’affichent rapidement), pratique (on y trouve facilement les informations). Le professionnel a même les compétences pour vous créer une billetterie en ligne. Deux autres experts vous sont utiles : un spécialiste des référencements naturel et payant (SEO et SEA) ainsi qu’un community manager. Vous avez aussi la possibilité d’approcher directement une agence de marketing digital. Après consultation des devis de ces professionnels, vous êtes obligés de reconnaître que vous n’avez pas le budget nécessaire pour recourir à leur service. Vous pouvez vous occuper vous-même de Google Ads et des publicités sur les réseaux sociaux. Dans ce cas, prenez soin de vous documenter.

Faire une politique de sponsoring et de partenariat

Ne négligez pas la communication traditionnelle. C’est d’ailleurs grâce à elle que vous augmentez en partie le trafic sur le site Web que vous avez créé pour l’événement ainsi que sur la billetterie. Soyez présent dans les médias : radios, télés, journaux, etc. Cette campagne tous azimuts coûte cher. Voilà pourquoi, vous devez à tout prix obtenir des sponsors et des partenariats. Rédigez des lettres de demande de sponsoring. Dressez une liste d’entreprises qui pourraient être intéressées par la mention de leur nom sur vos supports de communication. Envoyez-leur la demande ainsi que le dossier de l’événement. Argumentez votre demande et expliquez-leur les avantages qu’ils retireront de la collaboration.

Ne pas oublier les bases de l’organisation d’un évènement

Si votre équipe et vous êtes incapables d’estimer les coûts et de réaliser convenablement un business plan, tournez-vous vers un contrôleur de gestion. En matière évènementielle grand public, la gestion et la maîtrise des coûts sont fondamentales. On ne doit pas prendre la question du budget à la légère. Par ailleurs, la première chose à faire est de fixer les objectifs ainsi que les cibles de votre événement : la forme que revêtiront vos campagnes de communication en découlera. La détermination de la date et du lieu ne se fait pas arbitrairement et au hasard. Là aussi vous devez tenir compte de vos cibles et de vos objectifs (par exemple : les vacances universitaires si vous visez les étudiants).